# Автоматизація запису в клініці: кейс Dr Estet Vel з -80% навантаження на адмінів

> Кейс Dr Estet Vel: автоматизація запису в клініці через чат-бот – мінус 80% навантаження на адміністраторів.

HTML-версія: https://darobots.com.ua/blog/avtomatyzatsiya-zapysu-v-klinitsi-keys-dr-estet-vel-z-80-navantazhennya-na-adminiv
Компанія: Darobots (https://darobots.com.ua)

Опубліковано: 2026-06-17

## Коротко

- Клініка естетичної медицини Dr Estet Vel у Вінниці: 8 лікарів, 150+ пацієнтів на тиждень, запис через телефон і Instagram Direct.
- Після запуску Telegram-бота від Darobots навантаження на адміністраторів впало на 80%: замість 6 годин на день на запис – менше однієї.
- Кількість no-show скоротилась на 45% завдяки автоматичним нагадуванням, 67% записів проходять без участі людини.
- Бот інтегрований з Google Calendar лікарів і має лист очікування: пацієнт отримує сповіщення, коли потрібний слот звільняється.

## Клієнт і контекст

Dr Estet Vel – клініка естетичної медицини у Вінниці з командою з 8 лікарів і потоком 150+ пацієнтів на тиждень. До автоматизації запис працював через телефон і Instagram Direct. Два адміністратори витрачали по 6 годин на день на прийом дзвінків, узгодження часу та нагадування пацієнтам.

Задача: розвантажити адміністраторів і зменшити кількість пропущених візитів.

## Що розробив Darobots

Ми створили Telegram-бот із системою онлайн-запису, яка працює 24/7 і зв'язана з внутрішнім розкладом клініки.

- **Client:** Доброго дня! Хочу записатись на консультацію косметолога
- **Dr Estet Vel:** Вітаю! У каталозі є опис послуги й орієнтовна вартість. Обрати лікаря?
- **Client:** Так
- **System:** Перевіряє розклад лікарів…
- **Dr Estet Vel:** Д-р Оксана, рейтинг 4.9 – завтра о 10:00 або 12:30. Д-р Ірина – у четвер о 15:00
- **Client:** Завтра о 12:30 до Оксани
- **System:** Створює запис і картку пацієнта…
- **Dr Estet Vel:** Готово. Чекаємо вас завтра о 12:30. Нагадаю за 24 години і за 2 години до візиту

Функціонал:

- вибір послуги із каталогу з описом і орієнтовною ціною;
- вибір лікаря із фото, спеціалізацією та рейтингом;
- перегляд вільних слотів у реальному часі;
- автоматичне підтвердження запису та нагадування за 24 години і за 2 години;
- можливість перенести або скасувати візит через бота;
- збір відгуків після візиту.

## Технічна реалізація

Darobots інтегрував бота з Google Calendar лікарів та внутрішньою базою даних клініки. Кожен запис автоматично створює подію в календарі лікаря і картку пацієнта. Адміністратори бачать загальний дашборд із записами на день і можуть втрутитись тільки у складних випадках.

> **Лист очікування**
>
> Якщо бажаний час зайнятий, пацієнт потрапляє у чергу і отримує сповіщення, коли слот звільняється.

## Результати за 3 місяці

- **–80%** навантаження на адміністраторів
- **–45%** пропущених візитів (no-show)
- **67%** записів проходять через бота

Замість 6 годин на день на запис адміністратори витрачають менше 1 години. Кількість no-show скоротилась завдяки автоматичним нагадуванням, а пацієнти почали записуватись увечері та на вихідних – раніше це було неможливо.

## Що зробило проєкт успішним

Ключовий момент – зручність для пацієнтів. Бот показує тільки реально вільні слоти, не потребує дзвінків і дозволяє записатись за 30 секунд. Для клініки це означає: менше пропущених дзвінків, менше помилок у розкладі, більше часу на сервіс.

Darobots також додав [аналітику](/dashboards): клініка бачить, які послуги найпопулярніші, в який час найбільше записів, і які лікарі мають найвищий рейтинг від пацієнтів.

> **Висновок**
>
> Для медичних закладів [автоматизація запису](/automations) – це не тренд, а необхідність. Бот розвантажує персонал, зменшує no-show і дає пацієнтам зручність, яку вони очікують у 2026 році.
> 
> Darobots має досвід автоматизації для клінік, салонів краси та медичних центрів. Розкажіть про ваш заклад – підберемо рішення під ваші процеси.

## Замовити або отримати безкоштовний AI-аудит

https://darobots.com.ua/#contact