# Automatyzacja zapisów w klinice: case Dr Estet Vel, -80% obciążenia recepcji

> Case Dr Estet Vel: automatyzacja zapisów w klinice przez chatbota – minus 80% obciążenia recepcji.

Wersja HTML: https://darobots.com.ua/pl/blog/automatyzacja-zapisow-w-klinice-case-dr-estet-vel-80-obciazenia-recepcji
Firma: Darobots (https://darobots.com.ua)

Opublikowano: 2026-06-17

## W skrócie

- Klinika medycyny estetycznej Dr Estet Vel w Winnicy: 8 lekarzy, 150+ pacjentów tygodniowo, zapisy telefoniczne i przez Instagram Direct.
- Po uruchomieniu bota Darobots w Telegramie obciążenie recepcji spadło o 80%: zamiast 6 godzin dziennie na zapisy – mniej niż jedna.
- Liczba niestawiennictw (no-show) spadła o 45% dzięki automatycznym przypomnieniom, 67% zapisów odbywa się bez udziału człowieka.
- Bot jest zintegrowany z Google Calendar lekarzy i ma listę oczekujących: pacjent dostaje powiadomienie, gdy zwolni się potrzebny termin.

## Klient i kontekst

Dr Estet Vel to klinika medycyny estetycznej w Winnicy, z zespołem 8 lekarzy i przepływem 150+ pacjentów tygodniowo. Przed automatyzacją zapisy odbywały się przez telefon i Instagram Direct. Dwóch administratorów spędzało po 6 godzin dziennie na odbieraniu telefonów, ustalaniu terminów i przypominaniu pacjentom.

Zadanie: odciążyć administratorów i zmniejszyć liczbę nieodbytych wizyt.

## Co stworzył Darobots

Zbudowaliśmy bota w Telegramie z systemem zapisów online, który działa 24/7 i jest połączony z wewnętrznym grafikiem kliniki.

- **Client:** Dzień dobry! Chcę zapisać się na konsultację kosmetologa
- **Dr Estet Vel:** Witaj! W katalogu jest opis usługi i orientacyjna cena. Wybrać lekarza?
- **Client:** Tak
- **System:** Sprawdza grafik lekarzy…
- **Dr Estet Vel:** Dr Oksana, ocena 4.9 – jutro o 10:00 lub 12:30. Dr Iryna – w czwartek o 15:00
- **Client:** Jutro o 12:30 do Oksany
- **System:** Tworzy zapis i kartę pacjenta…
- **Dr Estet Vel:** Gotowe. Czekamy na Ciebie jutro o 12:30. Przypomnę 24 godziny i 2 godziny przed wizytą

Funkcjonalność:

- wybór usługi z katalogu z opisem i orientacyjną ceną;
- wybór lekarza ze zdjęciem, specjalizacją i oceną;
- podgląd wolnych terminów w czasie rzeczywistym;
- automatyczne potwierdzenie zapisu i przypomnienie 24 godziny i 2 godziny przed wizytą;
- możliwość przełożenia lub odwołania wizyty przez bota;
- zbieranie opinii po wizycie.

## Realizacja techniczna

Darobots zintegrował bota z Google Calendar lekarzy i wewnętrzną bazą danych kliniki. Każdy zapis automatycznie tworzy wydarzenie w kalendarzu lekarza i kartę pacjenta. Administratorzy widzą wspólny dashboard z zapisami na dany dzień i mogą interweniować tylko w trudnych przypadkach.

> **Lista oczekujących**
>
> Jeśli pożądany termin jest zajęty, pacjent trafia do kolejki i dostaje powiadomienie, gdy termin się zwolni.

## Wyniki po 3 miesiącach

- **–80%** obciążenia administratorów
- **–45%** nieodbytych wizyt (no-show)
- **67%** zapisów przechodzi przez bota

Zamiast 6 godzin dziennie na zapisy administratorzy poświęcają na to mniej niż 1 godzinę. Liczba no-show spadła dzięki automatycznym przypomnieniom, a pacjenci zaczęli zapisywać się wieczorami i w weekendy – wcześniej było to niemożliwe.

## Co sprawiło, że projekt się udał

Kluczowy moment to wygoda dla pacjentów. Bot pokazuje tylko realnie wolne terminy, nie wymaga telefonów i pozwala zapisać się w 30 sekund. Dla kliniki oznacza to: mniej nieodebranych połączeń, mniej błędów w grafiku, więcej czasu na obsługę.

Darobots dodał też [analitykę](/dashboards): klinika widzi, które usługi są najpopularniejsze, o jakiej porze jest najwięcej zapisów i którzy lekarze mają najwyższą ocenę od pacjentów.

> **Wniosek**
>
> Dla placówek medycznych [automatyzacja zapisów](/automations) to nie trend, tylko konieczność. Bot odciąża personel, zmniejsza no-show i daje pacjentom wygodę, jakiej oczekują w 2026 roku.
> 
> Darobots ma doświadczenie w automatyzacji dla klinik, salonów piękności i centrów medycznych. Opowiedz o swojej placówce – dobierzemy rozwiązanie do Twoich procesów.

## Zamów projekt lub bezpłatny audyt AI

https://darobots.com.ua/pl/#contact