Автоматизація запису в клініці: кейс Dr Estet Vel з -80% навантаження на адмінів

кейси

Клієнт і контекст

Dr Estet Vel - клініка естетичної медицини у Вінниці з командою з 8 лікарів і потоком 150+ пацієнтів на тиждень. До автоматизації запис працював через телефон і Instagram Direct. Два адміністратори витрачали по 6 годин на день на прийом дзвінків, узгодження часу та нагадування пацієнтам.

Задача: розвантажити адміністраторів і зменшити кількість пропущених візитів.

Що розробив Darobots

Ми створили Telegram-бот із системою онлайн-запису, яка працює 24/7 і зв'язана з внутрішнім розкладом клініки.

Функціонал:

• вибір послуги із каталогу з описом і орієнтовною ціною;
• вибір лікаря із фото, спеціалізацією та рейтингом;
• перегляд вільних слотів у реальному часі;
• автоматичне підтвердження запису та нагадування за 24 години і за 2 години;
• можливість перенести або скасувати візит через бота;
• збір відгуків після візиту.

Технічна реалізація

Darobots інтегрував бота з Google Calendar лікарів та внутрішньою базою даних клініки. Кожен запис автоматично створює подію в календарі лікаря і картку пацієнта. Адміністратори бачать загальний дашборд із записами на день і можуть втрутитись тільки у складних випадках.

Окремо реалізували систему «листа очікування»: якщо бажаний час зайнятий, пацієнт потрапляє у чергу і отримує сповіщення, коли слот звільняється.

Результати за 3 місяці

• -80% навантаження на адміністраторів - замість 6 годин на день на запис вони витрачають менше 1 години;
• кількість no-show скоротилась на 45% - завдяки автоматичним нагадуванням;
• 67% записів тепер проходять через бота без участі людини;
• пацієнти почали записуватись увечері та на вихідних - раніше це було неможливо.

Що зробило проєкт успішним

Ключовий момент - зручність для пацієнтів. Бот показує тільки реально вільні слоти, не потребує дзвінків і дозволяє записатись за 30 секунд. Для клініки це означає: менше пропущених дзвінків, менше помилок у розкладі, більше часу на сервіс.

Darobots також додав аналітику: клініка бачить, які послуги найпопулярніші, в який час найбільше записів, і які лікарі мають найвищий рейтинг від пацієнтів.