Коротко
- Клініка естетичної медицини Dr Estet Vel у Вінниці: 8 лікарів, 150+ пацієнтів на тиждень, запис через телефон і Instagram Direct.
- Після запуску Telegram-бота від Darobots навантаження на адміністраторів впало на 80%: замість 6 годин на день на запис – менше однієї.
- Кількість no-show скоротилась на 45% завдяки автоматичним нагадуванням, 67% записів проходять без участі людини.
- Бот інтегрований з Google Calendar лікарів і має лист очікування: пацієнт отримує сповіщення, коли потрібний слот звільняється.
Клієнт і контекст
Dr Estet Vel – клініка естетичної медицини у Вінниці з командою з 8 лікарів і потоком 150+ пацієнтів на тиждень. До автоматизації запис працював через телефон і Instagram Direct. Два адміністратори витрачали по 6 годин на день на прийом дзвінків, узгодження часу та нагадування пацієнтам.
Задача: розвантажити адміністраторів і зменшити кількість пропущених візитів.
Що розробив Darobots
Ми створили Telegram-бот із системою онлайн-запису, яка працює 24/7 і зв'язана з внутрішнім розкладом клініки.
Демо діалогу: так працює бот у реальному чаті
Функціонал:
- вибір послуги із каталогу з описом і орієнтовною ціною;
- вибір лікаря із фото, спеціалізацією та рейтингом;
- перегляд вільних слотів у реальному часі;
- автоматичне підтвердження запису та нагадування за 24 години і за 2 години;
- можливість перенести або скасувати візит через бота;
- збір відгуків після візиту.
Технічна реалізація
Darobots інтегрував бота з Google Calendar лікарів та внутрішньою базою даних клініки. Кожен запис автоматично створює подію в календарі лікаря і картку пацієнта. Адміністратори бачать загальний дашборд із записами на день і можуть втрутитись тільки у складних випадках.
Результати за 3 місяці
Замість 6 годин на день на запис адміністратори витрачають менше 1 години. Кількість no-show скоротилась завдяки автоматичним нагадуванням, а пацієнти почали записуватись увечері та на вихідних – раніше це було неможливо.
Що зробило проєкт успішним
Ключовий момент – зручність для пацієнтів. Бот показує тільки реально вільні слоти, не потребує дзвінків і дозволяє записатись за 30 секунд. Для клініки це означає: менше пропущених дзвінків, менше помилок у розкладі, більше часу на сервіс.
Darobots також додав аналітику: клініка бачить, які послуги найпопулярніші, в який час найбільше записів, і які лікарі мають найвищий рейтинг від пацієнтів.
