W skrócie
- Klinika medycyny estetycznej Dr Estet Vel w Winnicy: 8 lekarzy, 150+ pacjentów tygodniowo, zapisy telefoniczne i przez Instagram Direct.
- Po uruchomieniu bota Darobots w Telegramie obciążenie recepcji spadło o 80%: zamiast 6 godzin dziennie na zapisy – mniej niż jedna.
- Liczba niestawiennictw (no-show) spadła o 45% dzięki automatycznym przypomnieniom, 67% zapisów odbywa się bez udziału człowieka.
- Bot jest zintegrowany z Google Calendar lekarzy i ma listę oczekujących: pacjent dostaje powiadomienie, gdy zwolni się potrzebny termin.
Klient i kontekst
Dr Estet Vel to klinika medycyny estetycznej w Winnicy, z zespołem 8 lekarzy i przepływem 150+ pacjentów tygodniowo. Przed automatyzacją zapisy odbywały się przez telefon i Instagram Direct. Dwóch administratorów spędzało po 6 godzin dziennie na odbieraniu telefonów, ustalaniu terminów i przypominaniu pacjentom.
Zadanie: odciążyć administratorów i zmniejszyć liczbę nieodbytych wizyt.
Co stworzył Darobots
Zbudowaliśmy bota w Telegramie z systemem zapisów online, który działa 24/7 i jest połączony z wewnętrznym grafikiem kliniki.
Demo rozmowy: tak bot działa na prawdziwym czacie
Funkcjonalność:
- wybór usługi z katalogu z opisem i orientacyjną ceną;
- wybór lekarza ze zdjęciem, specjalizacją i oceną;
- podgląd wolnych terminów w czasie rzeczywistym;
- automatyczne potwierdzenie zapisu i przypomnienie 24 godziny i 2 godziny przed wizytą;
- możliwość przełożenia lub odwołania wizyty przez bota;
- zbieranie opinii po wizycie.
Realizacja techniczna
Darobots zintegrował bota z Google Calendar lekarzy i wewnętrzną bazą danych kliniki. Każdy zapis automatycznie tworzy wydarzenie w kalendarzu lekarza i kartę pacjenta. Administratorzy widzą wspólny dashboard z zapisami na dany dzień i mogą interweniować tylko w trudnych przypadkach.
Wyniki po 3 miesiącach
Zamiast 6 godzin dziennie na zapisy administratorzy poświęcają na to mniej niż 1 godzinę. Liczba no-show spadła dzięki automatycznym przypomnieniom, a pacjenci zaczęli zapisywać się wieczorami i w weekendy – wcześniej było to niemożliwe.
Co sprawiło, że projekt się udał
Kluczowy moment to wygoda dla pacjentów. Bot pokazuje tylko realnie wolne terminy, nie wymaga telefonów i pozwala zapisać się w 30 sekund. Dla kliniki oznacza to: mniej nieodebranych połączeń, mniej błędów w grafiku, więcej czasu na obsługę.
Darobots dodał też analitykę: klinika widzi, które usługi są najpopularniejsze, o jakiej porze jest najwięcej zapisów i którzy lekarze mają najwyższą ocenę od pacjentów.
